Jumat, 29 Agustus 2008

Kepemimpinan Kasubag TU SMK

I. KEPEMIMPINAN
A. Tujuan Pembekalan
Setelah pembekalan ini, Kepala Tata Usaha SMA dan SMK mampu memimpin stafnya dengan baik.


B. Materi
1. Uraian
a. Pendahuluan
Setiap manusia pada hakekatnya adalah pemimpin yang diminta pertanggungjawaban atas kepemimpinannya. Manusia sebagai pemimpin minimal mampu memimpin dirinya sendiri dan mempunyai kelebihan dibandingkan dengan yang lainnya. Setiap organisasi idealnya harus ada pemimpin dipatuhi dan disegani bawahannya. Organisasi tanpa pemimpin akan kacau karena harus ada seseorang yang memerintah dan mengarahkan bawahannya dalam mencapai tujuan individu, kelompok, dan organisasi secara efektif dan efisien.
Untuk menumbuhkan kepemimpinan ada lima hal yang harus dilakukan (1) mengenal diri sendiri dengan Strength, Weaknesess, Opportunities, Threats (SWOT), (2) berusaha memiliki Kredibilitas Akseptabilitas, Moralitas, dan Integritas (KAMI), (3) mempelajari prinsip-prinsip kepemimpinan, (4) menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan, dan (5) belajar dari umpan balik (Adair, 1984). Jadi, punya ilmu harus dipraktikkan seperti nasehat Confius, seorang filosof kuno yang menyatakan, ”Inti pengetahuan ialah mempunyai dan menggunakannya.”
Kepemimpinan merupakan topik yang selalu menarik untuk dibicarakan, dipelajari, dipraktikkan, dan diteliti. Kepemimpinan tidak dapat dilepaskan dari kekuasaan. Tanpa kekuasaan, pemimpin tidak memiliki kekuatan. Pemimpin dapat bersifat formal dan dapat pula bersifat nonformal. Pemimpin formal diangkat dengan surat keputusan, sedangkan pemimpin nonformal diangkat oleh anggotanya tanpa surat keputusan resmi.
Kepemimpinan merupakan salah satu topik terpenting di dalam mempelajari dan mempraktikkan fungsi manajemen Planning, Organizing, Leading, dan Controlling (POLC). Selain itu banyak fungsi-fungsi manajemen lainnya, misalnya POAC, POSDCoRB, POSDICo, P3 (Perencanaan, Pelaksanaan, dan Pengawasan).
Modul ini membahas pengertian kepemimpinan, manfaat kepemimpinan, beda leader dan manager, macam-macam kepemimpinan, teori-teori kepemimpinan, dan prinsip kepemimpinan.

b. Pengertian Kepemimpinan
Terdapat 3000 lebih penelitian dan definisi kepemimpinan yang telah diciptakan manusia (Bass & Stogdill,1990). Kepemimpinan ialah seni dan ilmu mempengaruhi orang lain agar bertindak seperti yang diharapkan. Disebut seni karena setiap pemimpin dapat menerapkan teorinya berdasarkan situasi. Disebut ilmu karena kepemimpinan dapat dipelajari secara ilmiah. Kepemimpinan ialah proses memimpin. Pemimpin adalah orang yang memimpin. Pimpinan ialah jabatan.

c. Manfaat Kepemimpinan bagi Kepala Tata Usaha (KTU)
Pelatihan ini diharapkan bermanfaat bagi KTU untuk:
1) menggali jati diri, memperkaya wawasan sehingga lebih bersikap positif dan lebih peka terhadap pelayanan prima kepada pelanggan internal dan eksternal sekolah,
2) meningkatkan kualitas hubungan antara sesama KTU dan kebersamaan dalam meningkatkan mutu sekolah,
3) lebih percaya diri dalam melaksanakan peran manajerialnya, dan
4) lebih terampil dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajerial planning, organizing, leading, dan controlling (POLD).

d. Teori Kepemimpinan

1) Teori Kepemimpinan Klasik
a) Gaya Kepemimpinan Model Taylor
Taylor (1911), seorang ahli teknik mesin sekaligus Bapak Manajemen menemukan gaya kepemimpinannya dalam memimpn perusahaan yaitu cara terbaik untuk meningkatkan kinerja ialah dengan meningkatkan teknik atau metode kerja dan memperlakukan manusia seperti mesin.

b) Gaya Kepemimpinan Model Mayo
Gaya kepemimpinan Mayo (1920) yang terkenal dengan gerakan hubungan manusiawi merupakan reaksi dan revisi dari gaya kepemimpinan Taylor yang memperlakukan manusia seperti mesin.

c) Studi Iowa
Menemukan peran tiga gaya kepemimpinan yaitu:
otoriter, demokratis, dan laize faire (semaunya sendiri).

d) Studi Ohio
Penelitian Ohio menemukan empat gaya

e) Studi Michigan
Penelitian mengidentifikasikan dua konsep gaya kepemimpinan yaitu berorientasi pada bawahan dan berorientasi pada produksi.

2) Teori-teori Kepemimpinan Modern
Lima penemuan yang disebutkan di muka merupakan tonggak sejarah yang amat penting bagi pengembangan teori kepemimpinan. Untuk mengetahui teori-teori kepemimpinan, dapat mempelajari beberapa literatur yang pada umumnya membahas hal yang sama.
Teori kepemimpinan terdiri atas pendekatan: (1) sifat-sifat, (2) perilaku, (3) situasional-kontingensi, dan (4) Pancasila.

a) Teori Pendekatan Sifat-sifat (Traits Approach Theory)
Pendekatan ini berdasarkan pada sifat seseorang yang dilakukan dengan cara: (1) membandingkan sifat yang timbul sebagai pemimpin dan bukan pemimpin, dan (2) membandingkan sifat pemimpin yang efektif dengan pemimpin yang tidak efektif.
Analisa ilmiah tentang kepemimpinan dimulai dengan memusatkan perhatian kepada diri pemimpin itu sendiri. Pertanyaan penting yang ingin dijawab,“Apakah sifat-sifat yang membuat seseorang menjadi pemimpin.”?
Teori awal tentang sifat-sifat pemimpin dapat ditelusuri kembali sejak zaman Yunani Kuno dan zaman Roma. Ketika itu orang percaya bahwa pemimpin itu dilahirkan (leaders are born), bukan diciptakan. Teori itu disebut teori The Great Man. Menurut teori ini, jika seseorang dilahirkan sebagai pemimpin, maka ia akan menjadi pemimpin.
Penelitian tentang pemimpin efektif dan tidak efektif mengemukakan bahwa pemimpin yang efektif tidak berdasarkan pada sifat manusia tertentu, tetapi terletak pada seberapa jauh sifat seseorang pemimpin dapat mengatasi keadaan yang dihadapinya. Sifat-sifat yang dimiliki oleh pemimpin yang efektif antara lain adalah Kredibilitas, Akseptabilitas, Moralitas, dan Integritas (KAMI). Kepemimpinan yang memiliki STAF adalah kepemimpinan yang Sidiq (jujur, dapat dipercaya). Tabliq (mengajak pada kebaikan menjauhi kejahatan. Amanah (titipan Allah dan harus dipertanggungjawabkan di dunia dan akhirat). Fathonah (memiliki kecerdasan intelektual, sosial, emosional, dan spiritual)
Kouzes & Posner memberikan dua puluh sifat-sifat kepemimpinan yang diharapkan oleh bawahannya yaitu: (1) kejujuran, (2) keluasan pandangan, (3) kemampuan memberikan inspirasi, (4) kompetensi, (5) keadilan, (6) mau memberi dukungan, (7) berpikiran luas, (8) cerdas, (9) lugas, (10) dapat diandalkan, (11) berani, (12) mau bekerjasama, (13) berimajinasi, (14) peduli, (15) bertekad bulat, (16) dewasa, (17) ambisius, (18) setia, (19) dapatmengendalikan diri, dan (20) mandiri.
Dari ke-20 sifat-sifat pemimpin yang ditemukan, mayoritas responden memilih empat sifat teratas: (1) honest (kejujuran); (2) forward looking (mempunyai pandangan jauh ke depan); (3) ispiring (inspirasi), dan (4) competent (cakap).
Bagi Indonesia, 20 sifat-sifat kepemimpinan yang dikemukakan Kouzes dan Posner tersebut bukanlah sesuatu yang baru. Sebab sejak dahulu kala pada jaman Jawa kuno, kita telah mengenal sifat pemimpin Hasta Brata (delapan sifat) yaitu: (1) matahari padanan kejujuran dari Kouzes dan Posner. Selanjutnya, (2) samudra dan (3) air padanan keluasan pandangan, keluasan pikiran, (4) bintang padanan memberikan inspirasi, (5) bumi padanan dapat diandalkan, (6) bulan padanan punya ambisi, (7) api padanan bertekad bulat, dan (8) angin padanan mau bekerja sama. Kepemimpinan Pancasila yang dikembangkan Ki Hadjar Dewantoro, maka ing ngarso sung tulodo dapat disepadankan dengan bisa diandalkan dari kepemimpinan Kouzes & Posner. Ing madyo mangun karso dapat disepadankan dengan mau bekerja sama. Tut wuri handayani dapat disepadankan dengan mau memberikan dorongan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sifat kepemimpinan adalah ciri khas yang menunjukkan kepada sejumlah atribut individual, dengan indikator utama berupa aspek-aspek kepribadian, kebutuhan dan motivasi, serta nilai-nilai positif yang akan membantu seorang pemimpin menuju keberhasilan dalam menjalankan kepempinannya dan organisasinya.
Kelemahan dari pendekatan sifat ini adalah ternyata banyak sifat-sifat pemimpin yang efektif saling bertentangan. Misalnya pemimpin yang efektif harus tegas tetapi luwes, harus adil tetapi toleran, harus besar-tinggi tetapi Napoleon kecil dan tingginya termasuk rendah untuk ukuran orang Prancis yaitu 1,60 M, harus mampu bekerjasama tetapi mampu bersaing, dan sebagainya.

Contoh pendekatan traits:
Pemimpin-pemimpin trait di antaranya adalah: Napoleon, Alexander the Great, Lincoln, Sukarno, Gandhi, Mao Tse Tung, Hitler, Churchill, dan Suharto.

b) Pendekatan Perilaku (Gaya-gaya Kepemimpinan)
Pendekatan ini menjelaskan perilaku kepemimpinan yang membuat seseorang menjadi pemimpin yang efektif. Pemimpin yang efektif ialah pemimpin yang menggunakan gaya (style) yang dapat mewujudkan sasarannya misalnya dengan mendelegasikan tugas, mengadakan komunikasi yang efektif, memotivakasi bawahannya melaksanakan kontrol dan seterusnya. Plato (427-347) dalam bukunya yang berjudul Republic membagi tiga gaya kepemimpinan yaitu: (1) filosofer (pemikir), (2) militer (otoriter), dan (3) entrepreneur (Bass,1981).
Beberapa perwujudan perilaku pemimpin dengan orientasi bawahan ialah: (1) penekanan pada hubungan atasan-bawahan; (2) perhatian pribadi pimpinan pada pemuasan kebutuhan para bawahannya; dan (3) menerima perbedaan-perbedaan kepribadian, kemampuan dan perilaku yang terdapat dalam diri dari para bawahan.
Para peneliti telah mengidentifikasi dua gaya kepemimpinan yaitu: (1) berorientasi tugas (task oriented) dan (2) berorientasi bawahan atau karyawan (employee-oriented).
Kelemahan kalau pemimpin bergaya orientasi pada tugas adalah kurang disenangi bawahannya karena bawahan dipaksa bekerja keras agar tugas-tugas selesai dengan cepat dan baik. Kelebihannya adalah pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Sebaliknya, kelemahan kalau pemimpin bergaya orinetasi pada bawahan adalah pekerjaan banyak yang tidak selesai pada waktunya. Kelebihannya adalah pemimpin disenangi sebagian besar bawahannya. Untuk menjadi pemimpin yang efektif digunakan keseimbangan gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas dengan gaya kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan. Gaya ini disebut gaya kepemimpinan transaksional.
Teori perilaku kepemimpinan yang paling terkenal adalah: (1) Studi Iowa, (2) Studi Ohio, (3) Studi Michigan, (4) Rensis Likert, (5) Managerial Grid Blake & Mouton yang kemudian dikembangkan Geradi, (6) Reddin. Studi Iowa, Ohio, dan Studi Michigan.

c) Situasional
Pendekatan ini terkenal dengan: (1) model kontingensi Fiedler, (2) model rangkaian kesatuan kepemimpinan dari Tannenbaum & Schmidt, (3) model kontinum kepemimpinan Vroom & Yetton, (4) model kontingensi lima faktor Farris, (5) model kepemimpinan dinamika kelompok Dorwin Cartwight & Alvin Zander, (6) model kepemimpinan path goal Evans dan House, (7) model kepemimpinan vertical dyad linkage Graen, (8) model kepemimpinan Bass, dan (9) model kepemimpinan situasional Hersey & Blanchard.
Kepemimpinan situasional menurut Hersey & Blachard (2000) didasarkan saling pengaruh antara: perilaku kepemimpinan yang ia terapkan, sejumlah pendukungan emosional yang ia berikan, dan tingkat kematangan bawahannya. Kontinum kematangan bawahan dinyatakan oleh Agyris seperti tabel berikut.
Tabel 1. Kontinum Kematangan Argyris (1993)
Karakteristik Tidak Matang Karakteristik Matang
Pasif Aktif
Tergantung Mandiri
Memandang dengan satu cara Memandang dengan berbagai cara
Minat rendah Minat tinggi
Perspektif jangka pendek Perspektif jangka panjang
Posisi puas sebagai bawahan Posisi ingin sebagai atasan
Kesadaran diri rendah Kesadaran diri tinggi
(Argyris,1993)
Empat gaya kepemimpinan yang dihasilkan Hersey & Blachard adalah telling, selling, participating, dan delegating.
Ciri-ciri telling (pembertahuan): perhatian terhadap tugas tinggi dan perhatian terhadap bawahan rendah, pemimpin memberikan instruksi atau keterangan bagaimana cara mengerjakan, kapan harus selesai, di mana pekerjaan dilaksanakan dan pengawasan, komunikasi biasanya satu arah. Telling disebut juga gaya G1
Ciri-ciri selling (menawarkan atau menjual): perhatian terhadap tugas dan bawahan tinggi, pemimpin menawarkan gagasannya dan bawahan diberi kesempatan berkomentar, pemimpin masih banyak melakukan pengarahan, komunikasi sudah dua arah. Selling disebut juga gaya G2.
Ciri-ciri participating (Pelibatan bawahan): perhatian terhadap tugas tinggi dan perhatian terhadap bawahan rendah, pemimpin dan bawahan saling memberikan gagasan, pemimpin dan bawahan sama-sama membuat keputusan. Participating disebut juga gaya G3.
Ciri-ciri delegating (pendelegasian): perhatian terhadap tugas dan bawahan rendah, pemimpin melimpahkan wewenangnya kepada bawahan, bawahan mendapat wewenang membuat keputusan sendiri. Delegating disebut gaya G4.


d. Kepemimpinan Pelayanan Prima

1) Pengertian Pelayanan Prima

Pelayanan prima ialah suatu pelayanan yang dlakukan secara cermat, langsung, cepat dan pantas, yang dapat diterima dengan mudah, serta dilakukan dengan bahasa yang sopan (BRI,1996). Pelayanan prima ialah suatu usaha membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan orang lain (KBB!,2005). Hahekat pelayanan prima adalah merwujudan kewajiban KTU sebagai abdi masyarakat.
Berdasarkan dua definisi di atas, pelayanan prima ialah pelayanan yang diberikan pemberi jasa dengan menampilkan perilaku dan tata cara yang bertujuan untuk memuaskan pelanggan. Pelanggan sekolah menurut Sallis (2005) terdiri atas pelanggan internal dan eksternal. Pelanggan sekolah yang dilayani Kepala Tata Usaha (KTU) adalah siswa, kepala sekolah/wakilnya, guru, dan staf TU. Pelanggan eksternal yang dilayani KTU adalah orang-tua siswa, aparat pemerintah, masyarakat, anggota profesi, dan alumni.
Perbedaan antara pelayanan prima dan bukan pelayanan prima terletak pada kepuasan pelanggan. Semakin puas pelanggan berarti semakin prima pelayanannya.
Pelayanan prima sesungguhnya baru ada, jika ada standar pelayanan. Sekolah-sekolah seharusnya sudah melaksanakan pelayanan prima karena sudah ada Standar Pelayanan Minimal (SPM) untuk sekolah. Pelayanan prima di sekolah berarti sudah sesuai atau sudah di atas SPM.
Pelayanan prima berkaitan dengan mutu. Oleh karena itu, untuk meningkatkan pelayanan yang ditingkatkan adalah mutu pelayanannya. Mutu ialah kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelangga. Karena mutu bersifat dinamis, maka pelayanan saat ini sudah prima, untuk yang akan datang belum tentumasih prima.

2) Asas Pelayanan Prima
a) Transparansi
b) Akuntabilitas
c) Kondisional
d) Partisipatif
e) Kesamaan hak
f) Keseimbangan hak dan kewajiban (Kepmenpan
No.63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum
Penyelengaraan Pelayanan Publik)

3) Prinsip Pelayanan Prima (K10T)
a) Kesederhanaan
b) Kejelasan
c) Kepastian waktu
d) Keakuratan
e) Kelengkapan sarana dan prasarana
f) Kemudahan akses
g) Kedisiplinan
h) Kesopanan
i) Keramahan
j) Kenyamanan
k) Tangung jawab.
(Kepmenpan No.63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman
Umum Penyelengaraan Pelayanan Publik)

4) Standar Pelayanan Prima
a) Prosedur pelayanan
b) Waktu penyelesaian
c) Biaya pelayanan
d) Produk pelayanan
e) Sarana dan prasarana
f) Kompetensi petugas pemberi pelayanan
(Kepmenpan No.63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang
Pedoman Umum Penyelengaraan Pelayanan Publik)

Kepemimpinan pelayanan ialah pendekatan kepemimpinan yang mengakui kewenangan top down dan bottom up. Greenleaf dalam Manning dan Curtis (2003) menyatakan bahwa kepemimpinan pelayanan disebut pelayan yang diawali peduli dengan orang lain dan ingin membantunya. Pemimpin pelayanan mengabdi terhadap orang dan memiliki komitmen melalui akses, komunikasi, dan dukungan (manning dan Curtis, 2003).
Komitmen berarti terpanggil untuk mengabdi kepada diri sendiri, tugas, dan organisasi. Akses berarti mudah ditemui dan siap melayani dengan sebaik-baiknya. Komunikasi dalam arti jelas menyampaikan pesan dan mudah menerima pesan lisan, tertulis, bahasa isyarat, dan bahasa tubuh. Dukungan dalam arti tersedia sarana dan prasarana memadai untuk melakukan pelayanan prima.

KTU sudah melakukan pelayanan prima jika sudah memenuhi Standar Ketatausahaan yaitu:

Sekolah memiliki administrasi/ketatalaksanaan sekolah yang rapi, efisien, dan efektif pada lingkup proses belajar mengajar, kurikulum, ketenagaan/kepegawaian, kesiswaan, sarana dan prasarana (perpustakaan, peralatan, perlengkapan, bahan, tata persuratan dan kearsipan, dsb.), keuangan, dan hubungan sekolah masyarakat. Sekolah memiliki arsip informasi dan data yang mudah diakses sewaktu-waktu oleh warga sekolah lain maupun pihak lain yang memerlukan sesuai dengan aturan yang berlaku (Anonim, 2003).

Tabel 1. Standar Ketatausahaan menurut BAS
5. Ketatalaksanaan Sekolah
1. Program ketatalaksanaan terencana dengan baik.
2. Kegiatan ketatalaksanaan terkoordinasi dengan baik
3. Ketatalaksanaan didukung oleh kuantitas dan kualitas sarana yang memadai.
4. Sekolah memiliki sistem data base yang memadai.
5. Sekolah memiliki dokumen ketatalaksanaan yang lengkap dan teratur.
6. Ketetalaksanaan sekolah:
a.1. Program Kegiatan Sekolah
a.2..Kalender pendidikan dan jadwal kegiatan sekolah.
a.3. Jadwal pelajaran.

b.1. Buku Induk Siswa
b.2. Data statistik siswa (pendaftar, yang diterima, lulusan, dan mutasi).
b.3. Data pribadi siswa
b.4. Buku penghubung
b.5. Buku catatan khusus.

c.1. Buku Induk Pegawai
c.2. Daftar hadir Pegawai
c.3. Uraian Tugas Pegawai.

d.1. Buku induk koleksi perpustakaan.
d.2. Katalog koleksi perpustakaan.
d.3. Kartu buku.
d.4. Daftar pengunjung.
d.5. Daftar peminjam.
d.6. Kartu peminjaman.

e. Administrasi persuratan dan kearsipan.
e.1. Dokumen pendirian/akte sekolah.
e.2. Notula rapat.
e.3. Buku piket.
e.4. Buku tamu.
e.5. Agenda surat.
e.6. Buku supervisi.
e.7. File arsip surat

f.1. Buku inventaris barang.
f.2. Nomor inventarisasi barang.

g.1. Buku RAPBS.
g.2. Pembukuan penerimaan dan pengeluaran keuangan.
g.3. Bukti fisik penerimaan dan pengeluaran keuangan
h.1. Catatan kegiatan komite sekolah/BP3.
h.2. Catatan kerjasama dengan instansi lain.

e. Prinsip-prinsip Kepemimpinan

Enam prinsip kepemimpinan adalah:
(1) tentukan sasaran dan tujuan bersama staf,
(2) bantu staf untuk mencapai tujuan staf,
(3) koordinasikan semua kegiatan kerja,
(4) bantu staf menyesuaikan diri dengan staf lainnya (membina kerja tim yang efektif),
(5) tunjukkan perjuangan untuk perbaikan nasib staf, jangan hanya disimpan dalam hati, dan
(6) tunjukkan perhatian pada hubungan manusiawi (Post, 1991).

2. Ringkasan

Setiap manusia adalah pemimpin yang diminta pertanggungjawaban atas kepemimpinannya. Untuk menumbuhkan kepemimpinan ada lima hal yang harus dilakukan.Pemimpin dapat bersifat formal dan nonformal. Kepemimpinan ialah seni dan ilmu mempengaruhi orang lain agar bertindak seperti yang diharapkan. Kepemimpinan bermanfaat bagi KTU dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya terutama melayani kepala sekolah dan pelangan sekolah lainnya. Kepemimpinan pelayanan ialah pendekatan kepemimpinan yang mengakui kewenangan top down dan bottom up. Pemimpin pelayanan mengabdi terhadap orang dan memiliki komitmen melalui akses, komunikasi, dan dukungan.
Pelayanan prima ialah suatu pelayanan yang mampu memuaskan pelanggannya.Ada enam asas pelayanan prima, 11 prinsip pelayanan prima, dan enam standar pelayanan prima.


Dikutip dari Materi Pelatihan "Husaini"


Daftar Pustaka

Adair, John. 1984. Menjadi Pemimpin Efektif. Jakarta: PT. Pustaka
Binaman Pressindo.

Kepmenpan No.63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelengaraan Pelayanan Publik)

Kouzes, J.M. & Posner, B.Z. 1995. The Leadership Challenge. San Francisco: Jossey-Bass Publishing.
Manning, G., & Curtis, K. 2003. The art of leadership. New York:
McGraw-Hill Irwin.

Post, Charles. 1991. Profil kekuasaan – apakah Anda Seorang
pemimpin unggul? dalam Kepemimpinan. Jakarta: PT. Gramedia.
Sallis, E. 2003. Total Quality Management in Education. London: Kogan Page Educational Management Series.